Wysyłanie pracownikowi pocztą elektroniczną PIT-11

Sprawa dotyczyła spółki, która zatrudnia ponad 8 tysięcy pracowników. Z uwagi na oszczędność czasu i kosztów postanowiła ona przesyłać im informacje PIT-11 e-mailem, za uprzednią ich zgodą. Spółka planowała, że informacje będą przesyłane w formie pliku pdf opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym i że będzie miała potwierdzenie przesłania wiadomości. Spółka liczyła się z tym, że nie będzie miała potwierdzenia dostarczenia e-maila do pracownika.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że aby płatnik prawidłowo przesyłał dokument drogą elektroniczną, musi spełnić cztery warunki. Po pierwsze PIT-11 musi być sporządzony według wzoru. Po drugie podatnik powinien się zgodzić się na przesłanie informacji drogą elektroniczną. Po trzecie musi być ona opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. Po czwarte płatnik musi mieć dowód jej faktycznego przekazania i doręczenia. Zdaniem organu podatkowego skoro spółka nie spełnia ostatniego warunku, nie wypełni obowiązków i grozi jej odpowiedzialność karna.

Interpretację tę uchylił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu Zwrócił uwagę, że ze wskazanych przez dyrektora KIS przepisów nie wynika obowiązek potwierdzenia dostarczenia e-maila do pracownika. Jeśli więc spółka sporządzi informację PIT-11 według określonego wzoru i prześle ją za zgodą pracownika e-mailem, nie może być pociągnięta do odpowiedzialności karnej.