Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

Z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej zgłosiła się spółka, która ze względu na dużą liczbę otrzymywanych faktur oraz innych dokumentów zakupowych, wdrożyła procedury przetwarzania i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej. Spółka stosuje system, który jest wielomodelowym systemem zarządzania bazami danych do wykonywania między innymi czynności obsługi transakcji i operacji rachunkowych. Przepływ faktur obsługuje zaprojektowany na zamówienie program. Spółka zaznaczyła, że w sytuacji konieczności udostępnienia faktur m.in. naczelnikowi urzędu skarbowego, będzie w stanie wyciągnąć je z systemu i udostępnić w formacie PDF poprzez wysyłkę pocztą elektroniczną dokumentów do odpowiednich organów, jak również poprzez udostępnienie dokumentów w sposób elektroniczny w siedzibie Spółki na firmowym sprzęcie.

Spółka zadała pytanie, czy metoda przechowywania faktur jest prawidłowa i Spółka jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w sytuacji, gdy Spółka przechowuje faktury wyłącznie w formie elektronicznej, a oryginalne wersje papierowe podlegają zniszczeniu, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w art. 86 ustawy o VAT.

Dyrektor KIS potwierdzając stanowisko Spółki uznał, że opisana metoda przechowywania faktur jedynie w wersji elektronicznej – przy jednoczesnym zniszczeniu wersji papierowych oryginałów dokumentów – zapewnia łatwą identyfikację faktur, autentyczność ich pochodzenia, integralność i czytelność ich treści i w związku z tym jest zgodna z art. 112a ustawy o VAT. Archiwizowanie faktur jedynie w formie elektronicznej przy jednoczesnym niszczeniu wersji papierowych otrzymanych oryginałów dokumentów uprawnia Spółkę do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z tych faktur, o ile spełnione są warunki, tj. faktury dotyczą zakupów wykorzystywanych na potrzeby transakcji podlegających VAT, nie zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT oraz są przechowywane w sposób zapewniający łatwe odszukanie faktur, autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.